Zaal huren?

Op zoek naar een vergaderzaal, workshopruimte of presentatieruimte? Bij ons ben je aan het juiste adres! Bekijk op deze pagina praktische informatie, cateringmogelijkheden, informatie over de ingang van de bibliotheek en de algemene voorwaarden.

Maatregelen rondom coronavirus

Bibliotheek gesloten: vanwege de maatregelen rondom het coronavirus mogen er tot 1 juni geen bijeenkomsten plaatsvinden. Tot nader order is het dus niet mogelijk om zalen te huren in deze periode.

Bereikbaarheid: heb je vragen over de beschikbaarheid van ruimtes na 1 juni? Of heb je vragen over lopende reserveringen? Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Omdat we thuiswerken, zijn we per mail goed te bereiken, maar telefonisch helaas wat minder. We hopen op je begrip.

Beschikbare zalen

We hebben in de Centrale Bibliotheek op verschillende verdiepingen zalen beschikbaar. Bekijk ons zalenoverzicht voor de mogelijkheden en tarieven. We werken met tarieven per dagdeel die niet verbonden zijn aan bepaalde tijdstippen. Je kunt dus zelf je aanvangs- en eindtijd bepalen. De minimale afname is 1 dagdeel.

  • 1 dagdeel is maximaal 5 uur, inclusief op- en afbouw
  • 2 dagdelen is maximaal 9 uur, inclusief op- en afbouw
  • Avond: het is mogelijk om bepaalde zalen in de avond te huren. Buiten de reguliere openingstijden van de bibliotheek komen er extra kosten bij om het pand langer open te houden en beveiliging in te huren. Op doordeweekse dagen is dit na 20:00 uur.

Op het zalenoverzicht zie je alle zalen die de Centrale Bibliotheek verhuurt. Meer informatie over de zalen is te vinden op de pagina van de zaal, waar je tevens het intakeformulier vindt. Zodra we het intakeformulier binnen hebben, nemen we je aanvraag in behandeling. In het intakeformulier kun je de planning en alle wensen/benodigdheden invullen, zodat wij je bijeenkomst zo goed mogelijk kunnen voorbereiden en regelen.

Meerdaagse aanvraag

Wil je een ruimte of meerdere ruimtes vaker huren? Stuur ons dan een mail met de data, planning, wensen, behoeften en eventueel de voorkeur voor een zaal. Dan kijken we naar de mogelijkheden en brengen we een aangepaste offerte uit. Onze contactgegevens vind je onderaan deze pagina.

Cateringmogelijkheden

Binnen de Centrale Bibliotheek werken wij samen met onze huiscateraar, die tevens gevestigd is op de begane grond: Bistrobar Binnenrotte. Het inhuren van een eigen cateraar is niet mogelijk. Bistrobar Binnenrotte heeft jarenlange ervaring op het gebied van catering en denkt graag mee. Bekijk de arrangementen hier. Via het intakeformulier van de zaal kun je de wensen voor de catering invullen, waarna wij ervoor zorgen dat de wensen bij de huiscateraar binnenkomen.

Op de dag zelf

De Centrale Bibliotheek beschikt over diverse ingangen. In je zaalverhuuraanvraag worden duidelijke afspraken gemaakt over de juiste entree. Voor de contactpersoon op de dag zelf ligt bij de receptie van de juiste ingang een map klaar met alle benodigdheden voor de zaal. Denk hierbij aan toegangspas voor de zaal, toegangspas voor het toilet, wifi-code en stiften.

Facturatie

Bibliotheek Rotterdam stuurt na afloop van de bijeenkomst een totaalfactuur, waarbij zowel de zaalhuur als de catering is opgenomen. Er worden dus niet twee aparte facturen gestuurd, maar een totaalfactuur vanuit de bibliotheek. De factuur wordt per e-mail verstuurd. Geef in je aanvraag duidelijk aan of er op de factuur een boekingscode, inkoopordernummer of andere referentie vermeld moet worden.

Algemene voorwaarden

Wanneer je akkoord gaat met de offerte, ga je automatisch ook akkoord met de Algemene voorwaarden . Hieronder vallen de volgende punten:

  • De zalen van de Centrale Bibliotheek zijn uitsluitend te huur voor zakelijke en culturele bijeenkomsten en evenementen; 

  • Bijeenkomsten en/of evenementen die door particulieren georganiseerd worden (zoals verjaardagen en kinderfeestjes) nemen wij niet aan; 

  • Openbare bijeenkomsten die toegankelijk zijn voor publiek zijn in overleg en op aanvraag mogelijk;

  • De organisatie die de zaal huurt is zelf verantwoordelijk voor de organisatie en eventuele kaartverkoop van een activiteit. 

Contact

Voor vragen kun je altijd contact opnemen met Specialisten Verhuur Roos en Janina. Bij iedere aanvraag vragen we je ook om het intakeformulier in te vullen van de zaal, zodat we meteen alle informatie hebben om je aanvraag goed te kunnen regelen. Wij nemen iedere aanvraag serieus in behandeling en vinden het belangrijk om van iedere bijeenkomst, groot of klein, een succes te maken.

Voor vragen neem je contact op via 010 - 281 61 68 of Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Voor ons geldt dat mailen sneller is dan bellen, omdat we zelf vaak gastvrouw zijn bij de bijeenkomsten en niet altijd in de gelegenheid zijn om de telefoon aan te nemen.

© 2019 - Bibliotheek Rotterdam

Voer uw gebruikersnaam / pasnummer en wachtwoord in.